Oleh: Cepi Triatna, M.Pd.
Organisasi sebagai suatu wadah untuk mencapai tujuan merupakan suatu sistem yang terbuka. Kajian organisasi sebagai sistem terbuka mengindikasikan bahwa organisasi akan selalu terkait dengan lingkungan dimana organisasi itu berada. Interaksi organisasi dengan lingkungannya inilah yang menjadikan organisasi harus selalu melakukan perubahan sebagai akselerasi dan respon terhadap pemenuhan kebutuhan lingkungan eksternal dan pencapaian tujuan organisasi.
Ketidaksiapan organisasi menghadapi lingkungan yang berubah akan menyebabkan organisasi kacau dan “lusuh”. Kacau menunjukkan organisasi tidak mampu mengelola sumberdaya yang ada dan “lusuh” menunjukkan bahwa organisasi tidak lagi berjalan dengan baik, terhambat, bahkan berhenti di tengah jalan. Lebih jauh, akibat dari kurang responnya organisasi terhadap pengaruh lingkungan internal dan eksternal, organisasi akan mati (entropy= daun yang jatuh dari pohonnya karena sudah usang). Aset paling utama dari organisasi adalah manusianya. Untuk mendapatkan SDm yang mampu mengelola organisasi inilah organisasi harus mulai menyiapkan SDM (kader) yang handal. Karenanya supaya organisasi bisa terus berjalan bahkan bisa mengendalikan perubahan, maka organisasi harus dalam kondisi yang tangguh dengan SDM yang kokoh, tidak mudah goyah dengan suatu perubahan, bahkan bisa mengendalikan perubahan. Kajian ini akan membahas pentingnya bagaimana menyiapkan sumberdaya manusia dalam organisasi, supaya organisasi bisa tangguh dalam menghadapi segala perubahan.
A. Mengenal Lingkungan Organisasi
Sebagaimana disebutkan di atas, bahwasanya organisasi tidak akan terlepas dari interaksi dengan lingkungannya. Dalam pandangan teori sistem organisasi dikatakan sebagai suatu sistem terbuka. Namun demikian tidak menapikan pentingnya peranan kondisi internal organisasi dalam mencapai tujuan organisasi.
Apabila dikategorikan, lingkungan organisasi dapat dibagi kedua kategori, yaitu lingkungan internal dan eksternal organisasi. Lingkungan internal organisasi adalah segala hal yang berada di dalam organisasi, seperti struktur, personil/staf organisasi, sumberdaya organisasi (AD/ART, fasilitas, hubungan di dalam organisasi). Lingkungan eksternal organisasi adalah semua hal yang berada di luar organisasi yang mempengaruhi langsung jalannya suatu organisasi. Contohnya: pemerintahan, politik, masyarakat sekitar, organisasi lain yang sejenis, partai-partai, organisasi usaha (bisnis), lembaga pendidikan, dan lain-lain. batasan suatu aspek dikategorikan kepada lingkungan atau eksternal melihat kepada batas suatu organisasi. Secara lebih jelas, batasan organisasi ini dapat digambarkan sebagai berikut:
Gambar 1. Lingkungan organisasi
Stephen P. Robbins (1994) mengkategorikan lingkungan organisasi pada dua kategori lain, yaitu lingkungan umum dan lingkungan khusus. Lingkungan umum merupakan kondisi yang mungkin mempunyai dampak terhadap organisasi, namun relevansinya tidak sedemikian jelas. Contohnya adalah: perkembangan teknologi. Sedangkan lingkungan khusus adalah bagian dari lingkungan yang secara langsung relevan bagi organisasi dalam mencapai tujuan. Contohnya adalah klien, pelanggan, pemasok dari masukan, para pesaing, lembaga pemerintah, LSM, dan lain-lain.
Pengenalan lingkungan organisasi dalam hal ini ditujukan untuk melihat dan memahami bahwa untuk kelangsungan suatu organisasi, maka organisasi harus selalu melihat keluar organisasinya. Mengapa demikian? Hal ini dapat kita lihat bahwa keberadaan suatu organisasi ditujukan untuk mencapai suatu tujuan. Pencapaian tujuan inilah yang tidak mungkin lepas dari lingkungannya. Apabila kita kaji dari teori sistem, maka input organisasi berasal dari lingkungan. Proses organisasi berada di lingkungan, terlebih bagi organisasi yang bersifat organisasi masa, prosesnya memungkinkan dilakukan diluar lingkungan organisasi. Dan hasil dari proses itu akan kembali pada organisasi. Sebagai contoh: kegiatan ma’ruf dan PKP yang dilakukan oleh Pemudi Persis Kota Bandung merupakan kegiatan internal organisasi, namun demikian, peserta kegiatan (aspek input) merupakan bagian dari masyarakat. Pelaksanaan kegiatan diselenggarakan ditengah-tengah masyarakat (tidak terasing dari masyarakat) dan hasil dari kegiatan ini akan kembali kepada masyarakat. Apabila kegiatan ini tidak melihat pada kebutuhan internal dan eksternal organisasi, maka hasil dari kegiatan ini untuk apa ?
B. Peran SDM dalam Organisasi
Organisasi mempunyai berbagai sumberdaya untuk mencapai tujuannya. Apabila dikategorikan, sumberdaya ini terbagi kepada dua bagian, yaitu sumber daya manusia (SDM) dan sumber daya non-manusia (sering juga disebut sumberdaya materil). Apabila dibandingkan kedua sumberdaya ini, maka SDM merupakan faktor yang lebih penting dalam pencapaian tujuan. Manusialah yang merencanakan, mengorganisasikan, melaksanakan dan mengevaluasi suatu kegiatan. Artinya tidak ada kegiatanyang bisa lepas dari keterlibatan SDM. Karenanya keberhasilan suatu kegiatan/organisasi lebih ditentukan oleh kekuaan SDMnya. Sejauh SDM yang dimiliki bagus, maka sejauh itu pula organisasi akan maju.
Namun demikian tidak berarti, keberadaan manusia di dalam organisasi dapat secara langsung mencapai tujuan organisasi. Sumberdaya ini harus dikelola dan diberdayakan, disinilah kepemimpinan berperan, terlebih bagi anggota “baru.” Ke-baruan seseorang dalam suatu organisasi bisa menyebabkan ia bertindak (berperilaku) tidak sesuai dengan apa yang seharusnya. Hal ini dimungkinkan karena kondisi organisasi dan latar be;akang anggota bisa jadi berbeda. Peran manajemen dalam hal ini adalah memfasilitasi agar anggota baru untuk bisa mengetahui, memahami, dan menjadikan terampil dalam menjalankan peran dan fungsinya di dalam organisasi. Bagi anggota yang sudah lama, maka peran manajemen adalah melakukan pembinaan agar anggota yang ada tetap semangat dan termotivasi secara terus menerus dalam menjalankan roda organisasi.
C. Kaderisasi Sebagai Upaya Pembinaan Menuju Organisasi yang Tangguh
Upaya penyiapan SDM organisasi untuk dapat mampu melaksanakan peran dan tugasnya harus dilakukan secara terus menerus dan menyeluruh. Terus menerus artinya dilakukan setiap jangka waktu tertentu. Menyeluruh artinya harus dilakukan untuk semua personil organisasi tanpa kecuali. Kaderisasi adalah suatu cara untuk menjamin keberlangsungan suatu organisasi atau institusi. Betapa pentingnya kaderisasi itu, sehingga banyak institusi yang mengalokasikan dana khusus buat pelaksanaannya.
Kaderisasi terdiri dari dua fungsi yaitu fungsi personalia dan fungsi pembinaan. Fungsi personalia berkaitan dengan bagaimana pengaturan keanggotaan, administratif personalia, dan hal ihwal pelanggaran dan sangsi. Fungsi pembinaan berkaitan dengan bagaimana menyiapkan personil/anggota supaya dapat berfungsi dan berperan sesuai dengan fungsi dan perannya masing-masing. Kedua fungsi ini berjalan secara terus menerus.
Fungsi personalia dan pembinaan merupakan dua hal yang selalu terkait dalam hal melakukan kaderisasi. Kaderisasi biasanya dilakukan dalam berbagai tahapan sesuai dengan analisa kebutuhan organisasi. Sebagai contoh: kaderisasi untuk Anggota Pemula, Anggota Muda, Anggota Madya, Anggota Dewasa, Anggota Ahli, Anggota Purna dan Anggota Kehormatan. Banyaknya tahapan ini muncul semata-mata karena untuk memenuhi kebutuhan organisasi. Untuk memudahkan pemahaman berkaitan dengan kaderisasi sebagai upaya pembinaan menuju organisasi yang tangguh, maka berikut ini point-point pertanyaan yang bisa dieksplorasi bersama:
Apakah yang dimaksud dengan organisasi yang tangguh?
Organisasi yang tangguh adalah organsasi yang tidak lekang oleh waktu, tidak termakan oleh zaman, tetap eksis dalam kurun waktu yang tidak ditentukan. Karakteristik tangguh dalam kacamata manajemen adalah mampu memberdayakan segala sumberdaya yang dimiliki. Dalam kajian organisasi, tangguh menunjuk pada kemampuan untuk merespon setiap perubahan lingkungan internal dan eksternal organisasi.
Bagaimana menjadikan organisasi yang tangguh?
Untuk menjadikan suatu organisasi tangguh, maka sumber daya manusia organisasi harus menjadi faktor utama dalam kesuksesan setiap kegiatan. Manusia di dalam organisasilah yang harus menjadi kajian untuk pembinaan, peningkatan dan pengembangan kemampuannya dalam melakukan suatu kegiatan untuk mencapai tujuan. Kaderisasi merupakan sarana yang paling tepat untuk menyiapkan sumberdaya manusia di dalam organisasi.
Apa yang harus dilakukan dalam kaderisasi?
Kaderisasi harus membekali anggota sesuai dengan kebutuhan tahapan anggota dalam organisasi. Apakah menyangkut wawasan dasar? Wawasan khusus, keterampilan khusus, kemampuan memecahkan kasus (masalah), peningkatan kemampuan diri, dan lain sebagainya.
Apa fungsi kaderisasi bagi organisasi?
Kaderisasi berfungsi untuk memberikan bekal yang cukup bagi anggota, supaya mereka dapat berinteraksi dengan menjalankan peran dan fungsinya, melalui upaya memberikan sejumlah pengetahuan, pemahaman, keterampilan, dan pelatihan serta pengembangan diri, sehingga ia dapat menjalankan tugas-tugasnya di dalam organisasi.
Kapan kaderisasi harus dilakukan ?
Kaderisasi harus dilakukan semenjak anggota masuk ke dalam suatu organisasi sampai ia keluar dari organisasi, bahkan ketika ia berada di luar organisasi. Mengapa demikian? Selama anggota berinteraksi dengan organisasi, maka selama itu pula organisasi membutuhkan keberfungsian dan keberperanan anggota.
Untuk siapa kaderisasi dilakukan? / siapakah sasarannya ?
Kaderisasi ditujukan untuk semua anggota organisasi.
Apa yang harus dilakukan pihak manajemen berkaitan dengan kaderisasi?
Pihak manajemen organsasi harus menyiapkan rencana kaderisasi dalam setiap tahapan. Termasuk dalam perencanaan ini adalah peserta, kurikulum, pengisi, metode, tujuan, biaya, dan lain sebagainya yan berkaitan dengan rencana pelaksanaan sebuah kegiatan pengkaderan.
Bagaimana melakukan suatu kaderisasi?
Untuk melakukan suatu kaderisasi, maka pihak manajemen terutama pimpinan dan staf di bidang kaderisasi harus melakukan analisa kebutuhan penyelenggaraan kaderisasi.
Apa akibatnya apabila suatu organisasi tidak melakukan pengaderan?
Akibat paling utama dari tidak dilakukannya pengakderan adalah matinya organisasi, dikarenakan: (1) anggota yang lama (yang sudah menguasai) tidak akan selamanya berada dalam suatu organisasi, (2) organisasi akan selalu berinteraksi dengan lingkungannya. Interaksi inilah yang mengharuskan anggota suatu organisasi terus meng-update (meningkatkan) kemampuannya (3) persaingan dengan organisasi lainnya menyebabkan organisasi harus kompetitif untuk memenangkan persaingan.
Apakah kaderisasi hanya bisa dilakukan dalam bentuk kegiatan pelatihan secara khusus?
Kegiatan kaderisasi bisa dilakukan dalam banyak cara (tidak dalam bentuk pelatihan saja). Utamanya adalah bagaimana menjadikan anggota supaya bisa menjamin keberlangsungan suatu organisasi. Kegiatan yang tidak secara jarang dianggap sebagai kegiatan pengkaderan adalah magang. Magang merupakan bagian dari kaderisasi, yaitu upaya mempartisipasikan anggota pada suatu kegiatan secara riil (langsung). Anggota yang akan dikader dituntut untuk melakukan secara langsung dibawah binaan anggota lainnya yang sudah mengetahui, mamahami, atau terampil. Dalam kacamata lebih umum, kegiatan ini termasuk kedalam pembelajaran organisasi. Namun harus dipahami secara lebih serius bahwa untuk anggota baru suatu organisasi, maka pengkaderan mutlak dilakukan melalui kegiatan secara khusus (ditujukan sebagai kegiatan kaderisasi organisasi).
D. Kesimpulan
Organisasi yang tangguh adalah oraganisasi yang mampu eksis dalam kurun waktu yang tidak ditentukan. Setiap perkembangan zaman (IPTEK, SOSBUD, HANKAM, Dll) tidak menjadikan organisasi hancur, tetapi dapat mengendalikan arah perubahan organisasi dan lingkungan strategis dimana organsasi itu berada. Upaya untuk menjadikan organisasi yang tangguh melalui kaderisasi hanya bisa tercapai manakala pihak manajemen melakuknnya secara terus menerus dan menyeluruh. Selain itu, untuk kebermaknaan kaderisasi maka organisasi harus menyusun tahapan-tahapan kaderisasi berdasarkan analisa kebutuhan karakteristik peran dan fungsi serta kondisi anggota.
Refensi:
Dakwah Kita Kini dan Esok. [online]. Teredia: http://www.alislam.or.id/artikel/arsip/00000013.html
Gibson, Ivancevich and Donnelly. (1995) Oragnizations, 8 Ed. Alih bahasa oleh: Nunur Ardiani. (1996). Organisasi, Edisi 8 Jilid I. Jakarta: Binarupa Aksara.
Kaderisasi Anggota Muda. [online]. Tersedia: http://pk-sejahtera.org/kaderisasi.php?op=muda
Kaderisasi Partai Keadilan Sejahtera. [online] tersedia: http://pk-sejahtera.org/kaderisasi.php
Kaderisasi Pondok Modern Darussalam Gontor dalam Cita-Cita TRIMURTI. [online].
Profil KAMMI Pusat. [online] tersedia: http://kammi-jepang.net/pusat.php
Stephen P. Robbin. (1990). Organization Theory: Stucture, Design and Aplications alih bahasa oleh: Jusuf Udaya. (1994). Teori Organisasi: Struktur, Desain & Aplikasi. Jakarta: Arcan.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar